Painel temático: 4 – Os utilizadores e os Sistemas de Organização do Conhecimento

A classificação de documentos de arquivo é um tema antigo na literatura e na prática arquivística, mas não faz parte da agenda atual das discussões na área. A importância teórica e prática aludida por vários teóricos da arquivologia não corresponde a uma verticalização sobre o tema. A atividade básica e fundamental de organização de documentos foi deixada de lado pressionada por novos temas. Isso, em parte, explica a razão da existência de uma escassa literatura sobre classificação de documentos.

Este trabalho situa-se no âmbito da representação e organização arquivística. E o tema é especificamente a classificação de documentos de arquivo. Essa questão pode ser encontrada no âmbito das funções arquivísticas, um dos campos de pesquisa na arquivologia.

Yakel (2003) definiu e discutiu a representação arquivística e seu papel na prática da área, afirmando quesão os processos de arranjo [MCM1] [RS2] e descrição, com a criação de instrumentos de acesso (guias, inventários, entre outros) ou sistemas resultantes dessas atividades. Portanto, a classificação também é um ato representacional. A representação arquivística esteve, por muito tempo, em segundo plano, ou aparecia de forma periférica na área de representação e organização da informação.

A abordagem funcional é, atualmente, um pilar da metodologia arquivística. A mudança de paradigma reorientou o corpo de conhecimento dos arquivos para uma ênfase no contexto dos documentos e fora da materialidade deles. Encontramos, dessa forma, métodos baseados na função para identificar quais documentos devem ser capturados nos sistemas de negócio, para sistemas de classificação funcional e avaliação e seleção de documentos, até ideias de proveniência funcional e acesso funcional aos arquivos (Foscarini, 2012).

A formulação teórica da classificação funcional tem oitenta anos (Campbell, 1941), mas os esforços para sua aplicação são relativamente recentes e começaram a ser vistos consistentemente desde o início da década de 1990. Entretanto, estudos recentes desenvolvidos em vários lugares do mundo têm demonstrado as dificuldades na sua elaboração, uso e compreensão.

A questão que apresentamos é a seguinte: será que a classificação funcional de documentos de arquivo não passa de uma abstração intelectual sem aplicabilidade prática? O objetivo é analisar os principais problemas no uso da abordagem funcional da classificação de documentos de arquivo.

A pesquisa é de natureza aplicada, pois pretende, a partir da literatura sobre o tema, definir quais são os problemas encontrados no uso de instrumentos de classificação funcional. Trata-se de uma pesquisa qualitativa no que tange à abordagem do problema. E, ainda, explicativa em relação ao objetivo. O procedimento metodológico é a revisão sistemática da literatura referente à trajetória do conceito de classificação nos arquivos, a abordagem funcional na classificação de documentos de arquivo e os problemas encontrados no uso de instrumentos de classificação funcional.

A estrutura deste trabalho envolve, então, uma seção que verificou como se pensou e se praticou a classificação na arquivologia até o aparecimento da classificação funcional; em outras seções trataremos de definir classificação funcional, as críticas aos instrumentos baseados em função e as considerações finais. Ver isto com o resumo

A fundamentação da classificação de documentos de arquivo nas funções desenvolvidas pelas organizações ganhou um defensor de peso. Os trabalhos de Schellenberg, a partir da década de 1950, aprofundaram o entendimento sobre essa discussão. Isso ficou claro nas observações sobre classificação de documentos públicos e nos pontos estabelecidos para elaboração de um sistema de classificação.

Entretanto, apesar de pacificada na literatura arquivística, principalmente por conta da extensão da influência de Schellenberg na área, a classificação funcional, na prática, não foi aplicada até o início da década de 1990, nem houve o desenvolvimento de metodologias capazes de fornecer os elementos necessários para elaboração de instrumentos adequados. Viu-se, na verdade, a construção de instrumentos híbridos misturando função, estrutura, assunto, tipos e espécies documentais.

As críticas encontradas na literatura à elaboração, à compreensão e ao uso de planos de classificação baseados em funções tornam o instrumento mais próximo de uma abstração intelectual, que satisfaz mais o arquivista do que o usuário e, como observado, ainda, de planos que são construções completamente arbitrárias. E, também, distante de uma ferramenta prática e amigável de intervenção na organização dos documentos.

Poderíamos pensar que uma alternativa seria o usuário operar com a classificação por meio de metadados fornecidos ao sistema, que a partir deles faria os relacionamentos necessários para classificar os documentos. E aí entramos no campo da classificação automática, que já começou a ser tratada pela literatura arquivística e fora dela, cuja importância deverá ser acompanhada por mais estudos e pesquisas.

Palavras-chave: classificação de documentos; plano de classificação de documentos; classificação funcional; análise funcional