Tema - Os Utilizadores e os Sistemas de Organização do Conhecimento

A pesquisa discute a Organização e Representação da Informação e do Conhecimento, explorando processos como descrição arquivística e acesso à informação. O foco na representação documental e na preservação da informação indica uma preocupação com os sistemas de organização do conhecimento e seu impacto no acesso e uso da informação pelos usuários​. O trabalho delimita no contexto da informação registrada, ou seja, aquela produzida e acumulada por instituições e indivíduos ao longo de suas atividades, constituindo o que se denomina documento arquivístico. Esses registros não apenas perpetuam a memória e o conhecimento, mas também se tornam essenciais para o acesso à informação, garantindo que a sociedade possa recuperar e interpretar seu passado. Além disso, a dissertação contextualiza a organização da informação e do conhecimento, diferenciando a Organização da Informação (OI) da Organização do Conhecimento (OC). A OI foca na descrição e recuperação de objetos informacionais individuais, enquanto a OC se preocupa com a categorização e estruturação de conceitos. O estudo justifica-se pela necessidade de aprofundar o estudo sobre a descrição arquivística de acervos fotográficos, um tema ainda pouco explorado na literatura científica.

Assim, foi investigado sobre a Organização e Representação da Informação Arquivística, com foco na descrição de acervos fotográficos em arquivos públicos municipais de Santa Catarina. O estudo teve como objetivo mapear os acervos fotográficos impressos dos arquivos públicos do Estado de Santa Catarina e o tratamento arquivístico dispensado a estes documentos, no que tange à descrição arquivística e à facilitação do acesso.

A pesquisa justifica-se no âmbito científico e social. No contexto científico, contribui para a área da Ciência da Informação, mapeando a descrição arquivística de acervos fotográficos em arquivos públicos de Santa Catarina e analisando a aplicação de normas padronizadas. A relevância do estudo também se fundamenta na necessidade de preservação da memória e do patrimônio documental. No âmbito social, a justificativa se baseia no papel dos arquivos públicos como guardiões da memória coletiva e na importância do acesso democrático à informação.

Trata-se de uma pesquisa de natureza básica e exploratória, que utiliza levantamento bibliográfico, análise documental e aplicação de questionários junto aos responsáveis por arquivos públicos municipais catarinenses. O universo de pesquisa é representado pelas 17 instituições públicas do Estado de Santa Catarina pertencentes ao Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos.

Dos resultados identificou-se que o uso de normas de descrição arquivística nos acervos fotográficos de arquivos públicos catarinenses. A pesquisa revelou que 70% dos arquivos não utilizam normas específicas da área arquivística para a descrição de fotografias, o que compromete a padronização e recuperação da informação. Dentre as instituições que realizam a descrição, a norma NOBRADE foi identificada como a mais empregada, ainda que sua aplicação ocorra de maneira parcial e heterogênea​.

Os elementos mais utilizados na descrição das fotografias foram "Data" (90%), "Local" (90%), "Título" (80%) e "Nome do produtor" (60%), enquanto elementos obrigatórios pela NOBRADE, como "Nível de descrição" e "Dimensão e suporte", foram pouco empregados​. Além disso, a pesquisa evidenciou que a ausência de uma descrição arquivística padronizada afeta a representação e o acesso à informação nos arquivos, dificultando a recuperação de documentos e comprometendo a preservação da memória institucional e social.

Como conclusão, o estudo reforça a necessidade da adoção sistemática de normas arquivísticas na descrição de acervos fotográficos. A falta de normatização pode resultar na perda de informações e na dificuldade de uso futuro dos documentos fotográficos.  Os acervos fotográficos existentes em um arquivo indiciam e preservam a memória social e constituem parte do patrimônio de um país. É adequado que estes documentos estejam organizados e acessíveis para consultas aos usuários. A informação para ser recuperada e acessada, deve estar tratada independentemente de seu suporte, por isso é imprescindível a existência de instituições que se responsabilizem pela custódia dos acervos documentais e que realizem o tratamento dessa documentação importante tanto para o Estado quanto para a sociedade como um todo. A pesquisa discutiu e pontuou a descrição arquivística como uma função essencial no que tange à representação da informação, e que este processo aduz tanto à organização como à facilitação do acesso ao documento fotográfico.

Palavras-Chaves: Acervo fotográfico. Descrição arquivística. Representação da Informação.