Este estudo partiu de um problema prático: a dificuldade de aplicação automatizada da classificação arquivística aos documentos nato digitais produzidos nos sistemas informatizados (sistemas de negócios) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB). Com esta inquietação, foi iniciada a presente investigação, realizada ao longo de quatro anos no Grupo de Pesquisa e Estudos Arquivísticos em Documentos e Registros Digitais (EADRD).

Para melhor compreender a questão, foi aplicada a técnica de Causa Raiz (Root Cause Analysis), revelando que o problema da classificação desses documentos está relacionado à fase da gênese do documento e seu contexto de produção. Necessário destacar que a pesquisa surgiu de uma situação identificada na UFPB, contudo o encaminhamento dos estudos tomaram rumos teóricos e práticos sob uma perspectiva generalista, entendendo que não se trata de um fato específico de uma único órgão ocorrendo, em maior ou menor grau de complexidade, em outras instituições.

Trata-se de investigação de natureza teórica e aplicada, com base epistemológica no Paradigma Complexo de Edgar Morin (2013 e 2023),  nos fundamentos arquivísticos de contexto de produção  (Interpares Project 2, 2021) e da gênese documental  (Bellotto 2008 e 2014), Rodrigues 2016), bem como na noção de ontogênese documental, termo cunhado pelo grupo de pesquisas EADRD, além dos aportes teórico e metodológico da classificação facetada de Ranganathan. Para conhecer o estado da arte da classificação arquivística de documentos digitais, foi realizada uma revisão de escopo, seguindo o protocolo do Instituto Joanna Briggs (JBI), incluindo dados das seguintes bases bibliográficas BRAPCI, Web of Science, Scopus e Emerald.

A revisão de Literatura forneceu base teórica para a segunda etapa metodológica da pesquisa, que buscou encontrar soluções sob uma perspectiva inovadora. Essa etapa foi fundamentada nos procedimentos de geração de ideias, modelagem e prototipação de soluções por meio de reuniões semanais, ao longo de 2 anos, sob a perspectiva e técnicas do Design Thinking (Lewrick, Link Leifer, 2019).

Como resultado das etapas mencionadas foi desenvolvida a noção de ontogênese documental. Uma abordagem a qual defende que os documentos nato-digitais devem ser gerenciados antes mesmo de serem criados. Este processo requer um conjunto de requisitos e infraestrutura de banco de dados (data sets), informações, metadados e paradados voltados ao contexto de produção dos documentos nato-digitais.

A base epistemológica do paradigma complexo de Edgar Morin, alinhada aos aportes teóricos da classificação de Ranganathan (1967), aos fundamentos arquivísticos, à noção de ontogênese documental e somados às técnicas do Design Thinking possibilitaram a prototipação de um sistema de classificação, estruturado por facetas inter-relacionadas que contemplam a missão institucional, seu contexto histórico; sua estrutura organizacional e funcional e seus vínculos interinstitucionais, representando a organicidade dos tipos documentais. Este sistema recebeu a denominação de Classificação  Arquivística Multifacetada (CAM).

Nessa fase da pesquisa, surgiu a possibilidade de utilizar a CAM em um projeto de extensão universitária, envolvendo a gestão documental na Autarquia de Proteção e Defesa do Consumidor do Estado da Paraíba (PROCON-PB), contando com a participação do Arquivo Público do Estado da Paraíba. Essa oportunidade possibilitou a validação da CAM, para classificar documentos nato digitais. Foi possível validá-la também para classificar acervos legados não digitais, o que atendeu plenamente às especificidades desses acervos com documentos em fase permanente ou de guarda de longo prazo.

A CAM, aplicada desde a “fase” da ontogênese, é a espinha dorsal para uma gestão contínua dos documentos, isto é, da gênese à preservação. Destaca-se que a infraestrutura de informações, dados, metadados e paradados que a CAM requer, reflete fielmente a instituição produtora e seus tipos documentais (no tempo e no espaço). O que lhes confere um grau consolidado de confiabilidade, que de acordo com o interPARES (2025) é a capacidade do documento/registro  representar o fato/ato do qual se trata. Dessa feita o grupo EADRD, entra numa nova fase de pesquisas, no sentido de aprimorar a CAM para aplicações de Inteligência Artificial (IA).  O intuito é propiciar a aplicabilidade da classificação arquivística multifacetada de modo automatizado, uma vez que essa perspectiva garante um back ground de dados confiáveis para o uso de aplicações de IA orientada à gestão contínua dos documentos, além de outras possibilidades de reuso de dados, visto que a CAM demanda e consolida uma robusta infra-estrutura de banco dados e informações descritivas e institucionais, que podem ser utilizados para outros fins.