Objetivos: Divulgar o caso prático do plano de classificação do MAI enquanto abordagem sistémica e contribuir para as boas práticas a seguir em organizações que congreguem diversos organismos e serviços e pretendam normalizar os seus sistemas de gestão documental para eficaz recuperação da informação de arquivo.

Métodos: Baseado na MET – Macroestrutura temática para as funções meio, da PCM – Plataforma Comum para a Modernização, foi elaborado o plano de classificação do MAI em 2007, visando normalizar os sistemas de gestão documental do MAI. Na fase inicial elaborou-se o 1º. nível - as classes e 2º. nível – as subclasses do plano, seguindo-se o 3º. nível – as séries documentais. Incluiu todo o Ministério – gabinetes, serviços de apoio, serviços centrais e descentralizados. O projeto foi conduzido pela Secretaria Geral do MAI, tendo-se identificado os fatores críticos de sucesso: o apoio ao mais alto nível da Secretária Geral; a adesão e colaboração dos serviços; a redução dos efeitos que as mudanças orgânicas pudessem vir a criar; a conceção de um plano em que os serviços se revissem, sem perder a visão global do Ministério

As equipas de trabalho foram constituídas por áreas funcionais afins, tendo-se realizado várias reuniões para recolha e discussão da informação. O plano foi publicado em 2007, procedendo-se inicialmente a formação on Job e, posteriormente à monitorização do plano durante um ano e posterior introdução de melhorias.

Com a publicação pela DGARQ da MEF - Macroestrutura funcional - estrutura semântica concebida para o desenvolvimento de planos de classificação dos documentos produzidos pelos serviços e organismos da administração pública - em que estão espelhadas as grandes funções e subfunções do estado, houve a necessidade de revisão/atualização do plano. Foi seguida uma metodologia semelhante, com o indispensável apoio ao mais alto nível e colaboração de todos os organismos e serviços MAI. Procedeu-se ao mapeamento de séries documentais e posteriormente à sua análise, fusão e eliminação de séries redundantes e publicação de portaria de gestão de documentos que permite estabelecer os prazos de retenção administrativa dos documentos e seu destino final, permitindo eliminar os documentos inúteis e conservar os que têm valor secundário.

Resultados principais: Criação e utilização de um plano comum aos diversos organismos do MAI, servindo internamente para classificar os documentos de arquivo produzidos e recebidos, utilizando uma linguagem comum, o que permite uma eficiente recuperação e partilha da informação. A portaria permite a avaliação e conservação dessa mesma informação visando conservar apenas o que é essencial. Para além destas valências próprias do MAI, este projeto insere-se num projeto mais vasto da administração pública que permitirá uma interoperabilidade semântica entre os diferentes ministérios.

Conclusões: Com a publicação da MET, fornecendo os princípios orientadores para normalização de práticas arquivísticas da administração pública e iniciativas como as do MAI, estão criadas as condições para os diversos organismos da função pública poderem congregar esforços para criarem os seus próprios instrumentos de trabalho que vai permitir numa fase posterior a interoperabilidade semântica comum entre os diversos organismos da administração pública.

Palavras-chave

Plano de classificação arquivo. Interoperabilidade. Gestão de Informação.