O desenvolvimento de estratégias voltadas para a competitividade e inovação nas organizações está profundamente ligado à gestão eficaz da informação, que se tornou um recurso essencial no contexto atual. O acesso à informação estruturada e ao conhecimento auxilia as organizações a anteciparem-se às mudanças do mercado e a tomarem decisões mais informadas e alinhadas com as necessidades de um ambiente de negócios cada vez mais globalizado e dinâmico. Assim, a capacidade de processar e usar a informação de forma eficiente é um fator-chave para o crescimento sustentável das empresas no cenário competitivo atual.

A preocupação em investigar como as empresas, em especial, as pequenas e médias empresas (PME), organizam a sua informação para a gestão neste cenário competitivo motivou a criação do projeto Gestão da Informação e Cultura Digital nas PME Industriais de Portugal: comportamento, memória e inovação (GIPMEI). O projeto teve como objetivo conhecer como essas empresas gerem a informação e como percebem, ou não, as vantagens que a gestão desse ativo pode trazer para o seu desempenho. Em especial, destaca-se como esta gestão pode influenciar a criação de conhecimento corporativo, o desenvolvimento de vantagem competitiva e a sustentabilidade empresarial.

Para atingir o seu propósito o GIPMEI contou, na sua primeira etapa, com a realização de um diagnóstico viabilizado por meio da aplicação de um inquérito aos gestores das pequenas e médias empresas industriais das regiões Norte e Centro de Portugal. A aplicação do inquérito, que ocorreu através de um formulário eletrónico (disponibilizado na plataforma LimeSurvey) e mediante a recolha de dados presencial, decorreu nos anos de 2022 e 2023 e foi intermediada por associações empresariais parceiras do projeto. As questões do inquérito foram maioritariamente fechadas (modalidade em que o respondente escolhe entre as alternativas propostas) e seguiram diferentes padrões: escala Likert de concordância (numa variação de 7 pontos), escalas de frequência e de intervalo, escolhas múltiplas, respostas binárias e perguntas condicionadas por respostas anteriores, tendo sido utilizadas, na construção das questões, escalas nominais (qualitativamente diferentes e mutuamente exclusivas) e ordinais.

Entre os resultados obtidos verificou-se que, nos aspectos relacionados à produção, recolha e organização da informação, em 77,2% das empresas inquiridas existem procedimentos e normas sobre como a informação deve ser organizada e armazenada na empresa. Outro dado importante é que 56,6% das empresas conseguem consultar o registo de toda a informação produzida e recebida, independente do suporte. Contudo, apesar do alto índice de empresas que possuem padrões de organização de informação, 52,2% das empresas consideram que a forma como a informação está organizada e armazenada necessita ser melhorada.

No que se refere à partilha da informação, uma das bases para a construção de conhecimento, 66,1% consideram que os trabalhadores são incentivados a partilhar entre si a informação, havendo iniciativas que facilitam essa prática, e 74,3% concordam que todas as áreas da empresa possuem canais formais de comunicação direta com a direção. Entretanto, apesar de grande parte concordar com a existência desse incentivo, para 56,6%, nem toda informação é partilhada, o que parece evidenciar a existência de silos de informação, e apenas 38,2% dos participantes concordam que há partilha de informação sobre metas e projetos pela administração das empresas.

Os resultados iniciais apurados pelo projeto demonstraram que a existência de procedimentos de organização da informação e incentivo à sua partilha nas PME investigadas não implicam necessariamente numa gestão informacional eficaz, uma vez que ambos os processos necessitam ser melhorados. Para mitigar este cenário, algumas recomendações são sugeridas, com especial destaque para a necessidade de formar para uma cultura orientada à informação. A instituição dessa cultura passa, num primeiro momento, em reconhecer que as necessidades de informação dos indivíduos variam de acordo com a situação, contexto e meio ambiente e, mais do que ter muita, importa ter a que, pelas suas características, acrescenta valor ao trabalho realizado e às decisões. Percebeu-se como incontestável que o uso e a organização da informação empresarial passam pelo digital, o que alerta para a necessidade das PME terem acesso a aconselhamento adequado que as ajude a ultrapassarem limitações, sobretudo em termos de competências, o que favorece a realização de parcerias das empresas com especialistas e instituições de pesquisa.

Conclui-se que a transversalidade da informação em tudo o que acontece na empresa conduz à necessidade de colocar a gestão desse recurso, e das tecnologias que o suportam, num patamar similar à gestão dos outros ativos fundamentais da empresa, como os financeiros, comerciais e produtivos. Nesse sentido, conforme aponta o Fórum Económico Mundial, a existência de uma equipa capacitada assume um papel de destaque para que a organização da informação possibilite a criação de conhecimento corporativo e possa construir uma vantagem competitiva tendo em vista que são as pessoas que estão por detrás do poder efetivo que a informação pode trazer para a empresa, quer seja para a inovação, a definição da estratégia, a prospecção de oportunidades ou para o bom funcionamento das atividades quotidianas.