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Quando se pretende aplicar uma gestão documental em um determinado arquivo, seja elepúblico ou privado, faz-se necessário que o arquivista esteja à frente de todo o processoarquivístico, como diagnóstico, planejamento, classificação, avaliação, descrição,conservação, preservação, acondicionamento e armazenamento. Tendo em vista que ele éapto na orientação, controle e direção do arquivo. Nessa diretriz, este trabalho é um relato deexperiência que tem como objetivo geral organizar a documentação corrente produzida peloPronto Atendimento Médico - PAM, no município de Mamanguape no Estado da Paraíba.Vale apontar que, desde junho de 2019, o PAM passou a denominar-se Assistência MédicaEspecializada - AME. A AME é vinculada à Secretaria de Saúde, que tem como secretárioRafael Aires Tenório e, na sua direção, a enfermeira Adaísa dos Santos Cotta. A AME contacom 13 especialidades médicas, portanto, a procura por esses serviços especializados é muitogrande e, assim, a produção de documentos diários acaba ocasionando uma desordem naorganização desses documentos. Desse modo, a gestora Adaísa Santos, vislumbrando umacervo organizacional futuro, solicitou junto ao secretário de saúde Rafael Aires os nossosserviços de gestão de documentos no que diz respeito à aplicabilidade arquivística dosprontuários correntes. Metodologicamente, o relato configura-se na pesquisa-ação, com baseem ações que compõem a gestão documental, com a finalidade de disponibilizar o acesso euso dos prontuários pelos profissionais e usuários. Em suma, esperamos que o resultado donosso trabalho de gestão documental proporcione aos funcionários e usuários da AMErapidez no atendimento e na recuperação da informação quando requisitada. Do ponto devista arquivístico, a gestão documental se faz necessária na produção diária do documento, ouseja, logo após seu surgimento, evitando assim desorganização e perda de informação. Paratanto, a contribuição da área arquivista no que diz respeito aos registros informacionais, nocaso aqui, os prontuários médicos, requer uma política de organização, preservação econservação no contexto da administração pública, assim como assegurar a transparênciaadministrativa e o direito do cidadão quando se trata de documento referente à saúde doindivíduo. Cabe frisar aqui que toda documentação trabalhada está relacionada ao prontuáriodos usuários, que por sua vez pertencem a atividade fim da instituição que, segundoBernardes (1998, p. 43) são "conjuntos de operações que uma instituição leva a efeito para o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos decaráter substantivo para o seu funcionamento". Nessa lógica, entendemos que as informaçõesregistradas nos prontuários são consideradas documentos arquivísticos e, por isso, devem serregularmente organizadas e tratadas de forma adequada, conforme as suas particularidades.Logo, para essa atividade, foi realizada a separação dos prontuários por especialidades que oPAM oferece à população. Com as especialidades identificadas, passamos a retirar os
prontuários que estavam acondicionados em escarcelas divisórias. Os mesmos encontravam-se dobrados e amarrados com ligas. Alguns documentos estavam colados e manchados
devido ao desgaste da borracha e à umidade, o que dificultava a leitura na avaliação. Como setrata apenas de uma única espécie documental, e tendo em vista que o arquivo é compostopor três funcionários, dois técnicos e um arquivista, cada integrante trabalhou com umaespecialidade. Após avaliar a documentação e observar se os prontuários estavamdevidamente datados, assinados e carimbados pelos médicos especialistas, e após notificar alegalidade, passamos para o processo de desmetalização, que consiste na retirada de grampos,clipes, fitas adesivas e ligas atrelados aos documentos. Em seguida, realizamos a limpeza pormeio de uma trincha, onde toda a sujidade era retirada, após esse procedimento, passamos aoprocesso de higienização, que era feito com uma flanela e álcool 70. Para o processo deorganização, adotamos o método alfabético por ser mais simples, tendo em vista que aprocura por esses serviços é muito grande, o que implica em um volume grande dedocumentos. Com a documentação toda organizada, passamos ao processo deacondicionamento, dentro das caixas, fizemos a notificação das letras para uma melhorvisualização e um atendimento mais rápido e eficaz, tanto para o usuário quanto para oespecialista. Fora da caixa, elaboramos uma folha de rosto, também denominada comoespelho, identificando o fundo, a espécie documental e a especialidade, facilitando assim alocalização e o acesso. Vale frisar que, em meio a essa documentação, fizemos umlevantamento dos usuários que não utilizavam mais daqueles serviços, por motivo defalecimento, e das especialidades de gestão passadas que não realizavam mais atendimento naAME. Devido a isso, retiramos do fluxo corrente e acondicionamos em caixas arquivosorganizados também por ordem alfabética e especialidade. Assim, caso algum usuário precisede informações a respeito de uma consulta médica, não terá dificuldade de acesso. Por contero histórico médico dos pacientes os prontuários são documentos que não podem sereliminados, mesmo que sejam migrados para outros dispositivos eletrônicos. Notificamostambém o quantitativo de 1.800 prontuários sem carimbo, data e assinatura, apenas comdescrição médica do paciente. Por isso, esse documento não se configura como documentoarquivístico, pois não tem nenhum valor legal. Diante disso, foi necessário elaborar uma listade eliminação. Após devidamente assinada pela gestora da AME, o documento serálegalmente eliminado. A segunda parte do trabalho consiste em fazer a junção dosprontuários de cada usuário que teve consulta com várias especialidades. Ou seja, vamoselaborar um dossiê com todo o histórico do paciente, de forma que a cada consulta o médicopossa acompanhar e avaliar melhor a evolução do estado do paciente, com o objetivo deinterligar as informações médicas dos pacientes. Fazendo o cruzamento dos dados de cadausuário. Esse processo irá melhorar consideravelmente o trabalho dos médicos nodesempenho de suas atribuições.