Autor: Gisela Garcia Gabriel

Orientador: Professor Doutor Carlos Guardado da Silva

Filiação institucional: Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

Designação do curso de 2.º ciclo: Mestrado em Ciências da Documentação e Informação

Fundamentos teóricos: A revisão da literatura procurou conciliar a bibliografia de referência com a especializada, nomeadamente com recurso a repositórios como o RCAAP, de modo a obter-se uma perspetiva mais alargada da temática em investigação, afigurando-se indispensável para o enquadramento do estudo. O principal conceito em análise foi o da Comunicação em Arquivo, que cada vez mais integra a questão da difusão, promoção e divulgação da informação. Abordaram-se, assim, os principais conceitos e teorias, bem como a relação dos Arquivos com as tecnologias de informação. Analisou-se também a ligação entre informação e memória, que fomenta uma cidadania mais ativa e os novos desafios colocados pela Internet, nomeadamente no que concerne à partilha por intermédio das redes sociais, que estimulam a ligação entre indivíduos, proporcionando serviços e aplicações que incentivam colaborações passíveis de produzir inteligência coletiva. Estudou-se igualmente a necessidade de modernização dos canais de comunicação dos Arquivos, enfatizando a importância da função cultural, dos serviços educativos e do marketing, pois urge que a oferta, digital e/ou presencial, seja dirigida aos diferentes tipos de utilizadores de forma a desenvolverem as suas competências e autonomia ao nível da pesquisa e rentabilizar recursos que robusteçam a imagem do arquivo e o papel dos arquivistas enquanto mediadores e agentes sociais.

Objetivos: A comunicação visa apresentar, em síntese, a dissertação de Mestrado, que analisou a comunicação nos 18 Arquivos Municipais da Área Metropolitana de Lisboa (AML): Alcochete, Almada, Amadora, Barreiro, Cascais, Lisboa, Loures, Mafra, Moita, Montijo, Odivelas, Oeiras, Palmela, Seixal, Sesimbra, Setúbal, Sintra e Vila Franca de Xira. A realidade destes municípios, que contam com quase 3 milhões de habitantes, o que corresponde a cerca de ¼ da população portuguesa, pareceu constituir um bom exemplo para a averiguação do nível de investimento na comunicação da informação preservada, podendo também contribuir para o aprofundamento do conhecimento sobre o panorama nacional neste domínio. Pretendeu-se, assim, percecionar a forma como os seus Arquivos se adaptaram (ou não) aos desafios da sociedade da informação, nomeadamente ao nível da consulta física e digital da informação que preservam e do modo como utilizam a Internet para a disponibilização da sua informação e comunicação dos serviços e iniciativas desenvolvidos.

Metodologia: O estudo teve por base a seguinte pergunta de partida: De que forma os Arquivos Municipais da AML gerem a sua comunicação, acrescentando-lhe valor organizacional, de modo a posicionarem-se em vantagem no mercado da informação? Para a concretização deste intento recorreu-se à pesquisa documental das páginas da Internet dos Arquivos Municipais ou, quando estas não existiam, dos sites dos municípios em questão; à pesquisa documental de blogues, do Twitter e do Flickr, bem como à recolha de dados por meio de inquéritos por questionário e à observação direta não participante das páginas de Facebook dos Arquivos em análise ou, quando não existiam, dos respetivos municípios, durante os meses de abril e maio de 2017.

Resultados: A análise estatística das 16 respostas obtidas permitiu alcançar uma perspetiva global de questões transversais, como a regulamentação e organização, os recursos humanos, as instalações e acervo, o acesso à documentação, as atividades de caráter pedagógico, cultural, científico ou social desenvolvidas, bem como a sua presença na Internet e os obstáculos e desafios que se lhes colocam, nomeadamente a falta de recursos humanos e materiais e as deficientes condições de conservação e preservação da documentação. Note-se que os Arquivos Municipais de Alcochete e da Moita não responderam ao questionário, não tendo sido possível também encontrar informações nos sites destas Câmaras Municipais, o mesmo sucedendo no Facebook.

Dos 176 Técnicos Superiores em atividade nestes Arquivos apenas 9 dispõem de Mestrado em Ciências da Documentação e Informação, na vertente de Arquivo ou equivalente e 40 de pós-graduação na mesma área. Desta forma, a maioria é apenas detentora de uma licenciatura que não em Ciências da Documentação e Informação (Arquivo) ou equivalente. Refira-se que 15 dos Arquivos Municipais, ou seja, 93,8%, contam com Técnicos Superiores, constituindo Vila Franca de Xira a única exceção, ainda que dois dos seus assistentes técnicos sejam licenciados.

No que concerne aos meios de comunicação utilizados para pedidos de consulta não presencial por utilizadores externos, em 2016, apenas 10 municípios nos responderam a esta questão. Sendo evidente a crescente relevância do correio eletrónico, que atingiu, por exemplo, 100% dos pedidos no Arquivo Municipal de Odivelas e 75% no Montijo, há ainda que reter a importância do telefone, que representou, por exemplo, 70% e 67% dos pedidos recebidos pelos Arquivos Municipais de Oeiras e de Vila Franca de Xira, respetivamente. Refira-se que o Arquivo Municipal de Setúbal associou 90% dos pedidos a “Outros”, visto que estes lhe chegam sobretudo através do sistema de gestão documental, nomeadamente por requerimento. O mesmo sucede em Cascais, com 27% de pedidos rececionados por esta via. Já em Lisboa, 64% dos pedidos foram recebidos através do site. Nenhum município registou a receção de pedidos por intermédio das redes sociais.

Entre os detentores de bases de dados online, isto é, 50% dos 16 Arquivos Municipais respondentes (Almada, Cascais, Lisboa, Loures, Mafra, Oeiras, Sintra e Vila Franca de Xira), o Arquivo Municipal de Lisboa é o que mais utilizadores dispõe e registos e imagens faculta, seguido dos de Cascais e de Mafra. Lisboa, Loures e Setúbal dispõem de página própria na Internet, sendo de notar que o Arquivo Municipal da Amadora não dispõe sequer de representação no site do município, à semelhança do que acontece com os Arquivos Municipais de Alcochete e da Moita.

No que concerne à presença em blogues e redes sociais apurámos que nenhum dos respondentes dispunha de blogue ou conta de Twitter própria. No entanto, alguns contam com representação nas páginas de Facebook dos seus municípios, como sucede com os Arquivos Municipais de Cascais, Setúbal e Oeiras. Já os Arquivos de Lisboa, Loures e Palmela dispõem de conta própria no Facebook. Refira-se, ainda, que o Arquivo Municipal de Cascais é o único a dispor de conta própria no Flickr.

A análise das respostas obtidas através do questionário acerca dos obstáculos que impedem ou limitam o acesso à informação e documentação de arquivo permitiu-nos concluir que a falta de recursos humanos e materiais, bem como a deficiente conservação e preservação da informação/documentação foram os obstáculos considerados mais relevantes. Já no que se refere à pergunta A disponibilização da informação online poderá afastar os utilizadores dos espaços físicos do Arquivo Municipal, ameaçando a sua existência num futuro próximo? constatamos que apenas os Arquivos Municipais de Almada e do Barreiro consideram que a disponibilização online poderá, de facto, afastar os utilizadores e ameaçar a sua existência num futuro próximo.

Concluindo, podemos afirmar que a quase totalidade dos Arquivos Municipais respondentes, mais concretamente 94%, está aberta ao público nos dias úteis, com exceção do de Cascais, que estende a abertura para visitação de exposições e outros eventos aos fins-de-semana e praticamente a todos os feriados. Apenas o Município da Amadora não dispõe de sala de leitura. A consulta da documentação tende a ser sobretudo disponibilizada em papel, ainda que 68,8% dos respondentes também a faculte em suporte digital.

Note-se, por fim, que os pedidos não presenciais, nomeadamente por correio eletrónico, têm vindo a aumentar a sua preponderância. Já as redes sociais não parecem constituir uma prioridade para a maioria dos Arquivos Municipais, que apenas recorrem ao Facebook. Conclui-se, pois, que não obstante a popularidade das redes sociais, a maioria dos Arquivos ainda não erigiu estas ferramentas da Web 2.0 enquanto meios privilegiados de comunicação da informação e promotoras de inovação, estimulando parcerias destinadas a gerar inteligência colectiva.

Tornou-se evidente que a maioria dos Arquivos em análise tende a acrescentar valor organizacional à informação, de modo a posicionar-se em vantagem neste competitivo universo, em prol da fidelização ou angariação de públicos, que procuram recursos cada vez mais claros, organizados e fiáveis, sobretudo em suporte digital, uma vez que a Internet permite o acesso remoto à informação, independentemente do local onde se encontra o utilizador e do horário em que procede à consulta.

As novas tecnologias facilitam a comunicação dos Arquivos. Porém, a forma como estes têm aderido à mudança de paradigma é desigual, uma vez que o modo como comunicam a informação se afigura heterogéneo. A análise dos dados recolhidos acerca da comunicação através da Internet permitiu-nos, assim, organizar estes Arquivos em 4 grupos que traduzem diferentes níveis de investimento neste domínio. O primeiro grupo é, então, constituído pelos Arquivos que parecem não apostar no tratamento e comunicação da informação por esta via. O segundo grupo é composto pelos Arquivos que apenas facultam aos utilizadores informações básicas acerca dos serviços que prestam e da documentação que preservam. O terceiro grupo agrega os Arquivos em que a comunicação da informação é sobretudo efetuada através da disponibilização de uma base de dados online. Já, o quarto grupo integra os Arquivos que, para além de uma base de dados, disponibilizam online conteúdos mais detalhados e até inovadores.

Esta análise permitiu-nos representar os referidos grupos numa pirâmide por níveis de investimento dos arquivos municipais na comunicação através da Internet. O nível 1 agrega os Arquivos com nulo ou fraco investimento ao nível da comunicação da Internet, em que se situam os Arquivos Municipais de Alcochete, Amadora, Moita e Odivelas. O nível 2 agrupa os Arquivos com reduzido investimento a este propósito, em que se inserem os Arquivos Municipais do Barreiro, do Montijo, de Palmela, do Seixal, de Sesimbra e de Setúbal. Já o nível 3 associa os Arquivos com bom investimento neste domínio, como os Arquivos Municipais de Almada, Loures, Mafra, Oeiras, Sintra e Vila Franca de Xira. Por fim, o nível 4 destaca os Arquivos com excelente investimento na comunicação online, como os Arquivos Municipais de Cascais e Lisboa.

Urge, assim, aproveitar o potencial das tecnologias de informação para se alcançar um envolvimento ainda mais próximo com o cidadão, na senda de maiores níveis de confiança e participação. O direito de acesso à informação potencia esta importante missão, num período marcado pela aposta na disponibilização de conteúdos em ambientes digitais, para a qual se exigem políticas de comunicação dos arquivos fundamentadas na cooperação e na partilha, fomentando colaborações que possam gerar inteligência coletiva. O desenvolvimento de novas tecnologias de informação tem, pois, contribuído para que a maioria dos Arquivos Municipais da AML aperfeiçoe a acessibilidade dos recursos disponibilizados, de forma a promover a satisfação dos utilizadores.

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